1、重點掌握公文的概念和特點。
公文有公文的概念有廣、狹義之分。廣義的公文是指黨政機關、企事業(yè)單位及社會團體在公務活動中所用的文字材料。廣義的公文專指法定公文。是指《國家行政機關公文處理辦法》列出的十三類公文。這是行政機關在行政管理活動中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
公文的特點主要有：
（1）法定性； （2）政策性； （3）實用性； （4）實效性； （5）規(guī)范性。
2、掌握公文的基本功用。
公文的基本功用有：
（1）頒布法規(guī)，傳達指示； （2）反映情況，請示工作；
（3）聯(lián)系工作，商洽公務； （4）宣傳教育； （5）依據(jù)憑證。
3、掌握公文的分類。
（1）依照行文關系和行文方向的不同，可將公文分為上行文、下行文、平行文三種。
（2）按照緊急程度可將公文分為緊急公文和普通公文兩大類。緊急公文又分為“特急”和“急件”兩種。
（3）按照有無保密要求和、及秘密等級可將公文分為無保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩大類。保密文件
又分為絕密文件、機密文件和秘密文件三類。
（4）按照具體職能的不同，可將公文分為法規(guī)性公文、指揮性公文、報請性公文、執(zhí)照性公文、聯(lián)系性公文、實錄性公文六大類。
二、公文的體式
1、了解公文的構(gòu)成要素。
中華人民共和國國家標準（GB/T9704-1999）《國家行政機關公文格式》將構(gòu)成公文的諸要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。
（1） 眉首部分又稱文頭部分，通常有公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人諸要素構(gòu)成。
（2） 主體部分又稱行文部分，通常是由公文標題、主送機關、公文正文、附件說明、成文日期、公文生效標識、附注等項目構(gòu)成。
（3） 版記部分又稱文尾部分，通常是由主題詞、抄送機關名稱、印發(fā)機關和印發(fā)時間等項目構(gòu)成的。
2、了解公文的構(gòu)成格式。
3、了解公文的印裝規(guī)格。
三、重點掌握公文寫作的基本要求
1、要熟悉黨和國家的方針政策及有關法規(guī)、規(guī)定；
2、要了解實際情況；
3、要遵循各項行文規(guī)則
（1）文種的選用要正確 （2）行文關系的確定要妥當
（3）制發(fā)程序的安排要合理。制發(fā)公文的程序主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)、等程序。
四、各類公文的寫作要領
（一）命令
1、了解命令的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定命令適用于依照有關法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
2、了解命令的特點：命令的權(quán)威性和強制性極強。
3、了解命令的分類：命令主要包括發(fā)布令、行政令、嘉獎令三種。
4、了解命令的寫法。
（二）決定
1、掌握決定的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當?shù)臎Q定事項。
2、了解決定的特點：決定是一種重要的指揮性和約束性公文。黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位對某些重要事項或者重大行動作出安排，都可以用決定。
3、了解決定的分類：按照具體用途和內(nèi)容的不同，可將決定分為兩類，一類是對重要事項作出的決定，一類是對重大行動作出安排的決定。
4、了解決定的一般寫法。
（三）公告
1、掌握公告的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 2、了解公告的寫法。
（四）通告
1、掌握通告的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。 2、掌握通告的寫法。
（1）標題。
通告的標題有多種寫法，一是完全式標題，包括發(fā)文機關、事由和文種；二是省去事由，只寫發(fā)文機關和文種；三是省略發(fā)文機關，由事由和文種構(gòu)成，四是只有文種，也就是“通告”。
（2）正文：通告的正文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成。開頭概述發(fā)文的目的，主體寫明通告事項，結(jié)尾寫明執(zhí)行要求等，慣用的結(jié)束語有“特此通告”等，結(jié)尾也可省略。
3、了解寫作公告、通告的注意事項：
（1）要寫得通俗； （2）要寫得具體； （3）要寫得清楚。
（五）通知
1、重點掌握通知的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
2、掌握通知的特點：通知是上級機關向下級機關傳達指示、批轉(zhuǎn)下級機關的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項的平行文種。通知用得最為廣泛，因而使用頻率很高。通知具有使用范圍的廣泛性、文種使用的曉諭性和行文方向的不確定性等特點。
3、了解通知的分類：按內(nèi)容和功用的不同，通知可以劃分為批示性通知、指示性通知、告知性通知、任免通知四大類。
4、重點掌握通知的寫法。
（六）通報
1、重點掌握通報的用途：通報是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位用以表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或通報有關情況的公文。
2、掌握通報的分類：根據(jù)內(nèi)容不同，通報可以分為表彰性通報、批評懷通報和情況通報三種。第一表彰性通報。是用來表彰先進單位和個人，介紹先進經(jīng)驗或事跡，樹立典型，號召大家學習的通報。第二批評性通報。是用來批評、處分錯誤，以示警戒，要求被通報者和大家吸取教訓的通報。第三情況通報。是在一定范圍內(nèi)傳達重要情況和動向，以指導面上工作為目的的通報。
3、掌握通報的寫法：通報一般由標題、正文和落款三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：
（1）標題。通常有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，如《國務院辦公廳關于對少數(shù)地方和單位違反國家規(guī)定集資問題的通報》；另外一種是由事由和文種構(gòu)成，如《關于給不顧個人安危勇于救人的王××同志記功表彰的通報》。此外，有少數(shù)通報的標題是在文種前冠以機關單位名稱，如《中共××市紀律檢查委員會通報》；也有的通報標題只有文種名稱。
（2）主送機關。除普發(fā)性通報外，其他通報應該標明主送機關。
（3）正文。通報正文的結(jié)構(gòu)通常由開頭、主體和結(jié)尾等部分組成。開頭說明通報緣由；主體說明通報決定；結(jié)尾提出通報的希望和要求。不同類別的通報，其內(nèi)容和寫法有所不同。
4、了解通報的特點： 第一， 嚴肅性； 第二， 教育性； 第三， 典型性 第四， 時間性。
（七）議案
1、了解議案的用途：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。是指國家大會代表，大會常務委員會向本屆大會提出，并請求大會予以審議的文書。
2、了解議案的特點：議案一般涉及重大問題，具有建議性、可行性特點�！稇椃ā返�72條規(guī)定：“全國人民代表和全國人民代表大會常務委員會組成人員，有權(quán)依照法律規(guī)定的程序分別提出屬于全國人民代表大會和全國人民代表大會常務委員會職權(quán)范圍內(nèi)的議案”。
3、了解議案的寫法： 全文由標題、主送機關、正文、落款組成。正文包括提出議案的案由、案據(jù)和方案三部分。議案撰寫要目的明確，理由充分，文字簡潔，忌用命令口氣。
4、了解寫作議案的注意事項：
第一， 要依照國家法律規(guī)定的職權(quán)范圍行文； 第二， 要言之有理。
（八）報告
1、掌握報告的用途：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。
2、了解報告的種類：按性質(zhì)的不同劃分為：綜合報告、專題報告；按行文的直接目的不同，可將報告劃分為：呈報性報告、呈轉(zhuǎn)性報告
3、掌握報告的寫法
（1）標題：報告的標題常見的形式有兩種，一種是由發(fā)文機關、事由和文種構(gòu)成；另一咱是由事由和文種構(gòu)成。
（2）正文。報告正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成。開頭。主要交代報告的緣由，概括說明報告的目的、意義或根據(jù)，然后用“現(xiàn)將××情況報告如下”一語轉(zhuǎn)入下文。 主體。這是報告的核心部分，用來說明報告事項。它一般包括兩方面內(nèi)容：一是工作情況及問題；二是進一步開展工作的意見。 在不同類型的報告中，正文中報告事項的內(nèi)容可以有所側(cè)重。工作報告在總結(jié)情況的基礎上，重點提出下一步工作安排意見，大多都采用序號、小標題區(qū)分層次。建議報告的重點應放在建議的內(nèi)容上，也可以采用標序列述的方法。答復報告則根據(jù)真實、全面的情況，按照上級機關的詢問和要求回答問題，陳述理由。遞送報告，只需要寫清楚報送的材料（文件、物件）的名稱、數(shù)量即可。 結(jié)語。根據(jù)報告種類的不同一般都有不同的程式化用語，應另起段來寫。工作報告和情況報告的結(jié)束語常用“特此報告”；建議報告常用“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”；答復報告多用“專此報告”；遞送報告則用“請審閱”“請收閱”等。
（3）落款：如果標題中有發(fā)文機關名稱，這里不再署名。而一般情況下，要求在右下方署上機關單位或主要負責人姓名。之后，于其下寫明年、月、日期，并加蓋單位公章或主要負責人印章。
（九）請示
1、掌握請示的用途：請示適用于向上級機關請求指示、批準。請示是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。
2、了解請示的分類；根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為請求指示的請示、請求批準的請示。
3、重點掌握請示的寫法：
（1）標題。請示的標題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事和文種構(gòu)成。
（2）主送機關。請示的主送機關是指負責受理和答復該文件的機關。每件請示只能寫一個主送機關，不能多頭請示。
（3）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成。
1）開頭。主要交代請示的緣由。它是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關批復的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級機關才好及時決斷，予以有針對性的批復。
2）主體。主要說明請求事項。它是向上級機關提出的具體請求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。另外請示事項要寫的具體、明確、條項清楚，以便上級機關給予明確批復。
3）結(jié)語。應另起段，習慣用語一般有“當否，請批示”，“妥否，請批復”，“以上請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行”等。
（4）落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。標題寫明發(fā)文機關的，這里可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時間××××年××月××日。
4、掌握撰寫請示應注意的事項：
第一， 要正確選用文種； 第二， 要做到一文一事。 第三， 要避免多頭請示。 第四， 要避免越級請示。
5、掌握報告與請示的區(qū)別
第一，具體功用不同； 第二，內(nèi)容含量不同； 第三，行文時機不同。
（十）批復
1、掌握批復的用途：《辦法》規(guī)定：批復適用于答復下級機關的請示事項。下級機關遇有本單位無權(quán)、無力、無法解決的事項需要向上級機關請示時，上級機關就使用“批復”這一文種答復請示事項。批復的內(nèi)容主要是對請示事項明確表態(tài)，或同意，或不同意，或部分同意，有時還對請示事項作出修正、補充。
2、批復同復函的區(qū)別
第一，行文方向有所不同； 第三， 重要程度有所不同。
3、重點掌握批復的寫法
批復的結(jié)構(gòu)通常包括標題、主送機關、正文、落款幾個部分。
（1）標題。批復的標題有多種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、批復事項、行文對象和文種構(gòu)成；一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構(gòu)成；第三種是由事由和文種構(gòu)成；第四種是由發(fā)文機關名稱加原件標題和文種構(gòu)成。
（2）主送機關。批復的主送機關是指與批復相對應的請示發(fā)文機關。授權(quán)性的批復，主送機關應當是被授權(quán)發(fā)布施行行政法規(guī)和規(guī)章的下級機關。
（3）正文。正文是批復的主體，其內(nèi)容比較具體單一，層次構(gòu)成相對固定。其中除授權(quán)性批復與一般批復的寫法有所不同外，其他批復的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語三部分組成。開頭。通過引敘來文以說明批復緣由。首先點明批復的下級機關并寫明來文日期、標題和文號，以交代批復的根據(jù)。主體。主要說明批復事項。應當根據(jù)國家的方針，政策、法令、法規(guī)和實際情況，針對“請示”的內(nèi)容給予明確肯定（或否定）的答復或具體的指示，一般不進行議論。也有的批復，在批復事項后面概括提出希望和要求，進一步強調(diào)批復的主旨。 3）結(jié)語。一般用“此復”“特此批復”等習慣用語。
（4）落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。署名寫上批復機關單位名稱，并加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。
4、了解寫作批復的注意事項
第一， 要態(tài)度鮮明； 第二， 要全面周詳； 第三， 要迅速及時。
（十一）意見
1、了解意見的用途：《辦法》規(guī)定：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 2、了解意見的寫法：
一般包括標題、成文時間、正文等幾個部分。有時在成文時間前注明發(fā)文機關名稱；如果以文件形式行文下發(fā)，還應有主送機關。
（1）標題：由發(fā)文機關事由和文種構(gòu)成，如《關于職工醫(yī)療保障制度改革擴大試點的意見》。
（2）成文時間：可在標題之下或正文之后注明。
（3）正文：包括發(fā)文緣由和具體意見兩部分，有時還有貫徹執(zhí)行的要求。
3、了解寫作意見的注意事項 第一，看法要明確； 第二，辦法要具體。
（十二）函
1、 了解函的用法：《辦法》規(guī)定：函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項。
2、 了解函的分類：按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。按內(nèi)容的不同，劃分為知照函、催辦函、邀請函等。
3、 掌握函的寫法：
（1）標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。
（2）主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。
（3）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。
1）開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關事項函復如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。
2）主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。
3）結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ�。或請對方協(xié)助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。四）結(jié)語。通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
（4）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。
4、 掌握寫作函的注意事項：
第一， 文種的選用要正確；
第二， 內(nèi)容要簡潔；首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。 第三， 措辭要得體。
（十三）會議紀要
1、 了解會議紀要的用途：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。
2、 了解會議紀要的種類： 按內(nèi)容和功用的不同，劃分為指示性會議紀要、通報性會議紀要、消息性會議紀要。按會議性質(zhì)的不同，劃分為日常行政工作會議紀要、大型專題工作會議紀要。
3、 了解會議紀要的寫法： 會議紀要的寫法因會議內(nèi)容與類型不同而有所不同。就總體而言，一般由標題、正文、落款構(gòu)成。下面主要講講標題和正文的寫法。
（1）標題。會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。1）單標題：由“會議名稱＋文種”構(gòu)成。如《全國城市愛國衛(wèi)生現(xiàn)場經(jīng)驗交流會紀要》、《關于改革××局、××局管理體制的會議紀要》等。2）三要素構(gòu)成的標題：發(fā)文機關、會議名稱和文種構(gòu)成，如《××集團公司經(jīng)理辦公室會議紀要》。3）雙標題：由“正標題＋副標題”構(gòu)成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。
（2）正文。公議紀要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。
1）前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果，然后用“現(xiàn)將這次會議研究的幾個問題紀要如下：”或“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下：”等語句轉(zhuǎn)入下文。這項內(nèi)容主要用以簡述會議基本情況，所以文字必須十分簡練。 具體寫法常見的有兩種：
第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀要。
第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解。
2）主體。是會議紀要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。另外，在具體寫法上，不同類型的會議紀要，寫法也有不同。決議型紀要，主要根據(jù)中心議題，著重把會議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表述清楚。綜合性紀要，主體內(nèi)容則側(cè)重于突擊會議的指導思想，全面介紹會議的基本情況。常見的寫法有三種：
第一條文式寫法。就是把會議議定的事項分點寫出來。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。
第二綜述式寫法。就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。較復雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議紀要多用這種寫法。
第三摘記式寫法。就是把與會人員的發(fā)言要點記錄下來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標題，在小標題下寫發(fā)言人的名字。一些重要的座談會紀要，常用這種寫法。
3）結(jié)尾。屬于選擇性項目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結(jié)束。落款：包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。
（3）落款署名只用于辦公會議紀要，寫明召開會議的機關單位名稱。一般會議紀要則不需要署名，不加蓋公章。至于成文時間，如果在首部已注明，就不再寫。
4、 了解寫作會議紀要的注意事項：
第一， 要作好會議記錄； 第二， 要突出會議要點； 第三， 要善于整理會議意見。